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Teamassistenz Empfang & Administration (m/w/d)

 

 

If you like change, change to us

 

We are an international mid sized group with appetite for innovations, approachable management, lead by objectives / targets which give the opportunity of a wide range of empowerment. We as a growth oriented market leader invite you to join us on our journey from good to great!

 

ERA 6

Als Mitarbeiter am Empfang (m/w/d) bei der NORMA Group sind Sie die erste Anlaufstelle für Besucher sowie interne und externe Ansprechpartner und repräsentieren das Unternehmen nach außen. In dieser Position sorgen Sie für einen professionellen, freundlichen Empfang und unterstützen einen reibungslosen Ablauf der administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft.
 

Tätigkeiten

Empfang & Telefonzentrale 

  •  Freundlicher, professioneller Empfang sowie Betreuung von Besuchern, Geschäftspartnern, Lieferanten und Gästen 

  • Annahme und Vermittlung von Telefongesprächen 

  • Organisation und Koordination von Besucheranmeldungen inklusive Ausgabe und Verwaltung von Zugangskarten 

 

Post- und Kommunikationsmanagement 

 

  • Annahme, Sortierung, Öffnung und interne Verteilung der Eingangspost 

  • Bearbeitung und Versand der Ausgangspost 

  • Bearbeiten der Ausgangspost 

  • Sichtung, Sortierung und Weiterleitung eingehender E‑Mails an die zuständigen Ansprechpartner 

 

Büroorganisation & Bestellwesen 

 

  • Koordination und Organisation von Getränke­bestellungen 

  • Verwaltung der Getränkekontingente inklusive kostenstellenbezogener Umbuchungen 

  • Ausgabe und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien 

  • Organisation und Koordination von Textilien für die externe Reinigung 

 

Fuhrpark- & Lieferantenmanagement 

 

  • Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Fuhrparkmanagement 

  • Prüfung und Ausbuchung von Lieferscheinen und Rechnungen  

  • Erfassung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen im internen Workflow an die zuständigen Bearbeiter 

 

HR-Support & Organisationstätigkeiten 

 

  • Administrative Unterstützung im operativen Tagesgeschäft des HR‑Teams  

  • Mithilfe bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen  

  • Allgemeine administrative HR‑Tätigkeiten nach Anweisung 

 

Qualifikationen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation  

  • Fundierte Erfahrung im Empfangs- oder Assistenzbereich  

  • Professionelles, freundliches und serviceorientiertes Auftreten  

  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten  

  • Gute MS-Office Kenntnisse  

  • Zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise 

 

 

Contact for this position: Alexa Gawrosch 

 

NORMA Group Human Resources
Edisonstraße 4
63477 Maintal, Germany

 

www.normagroup.com

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